Proposta de um sistema informatizado para a gestão de Centro de Material e Esterilização a partir do Mapa de Fluxo de Valor

Abstract

Lean is a philosophy that seeks continuous improvement through lean production, where the aim is to do more with the fewest possible resources in order to eliminate waste and optimize processes, with the customer as the central focus of the actions developed. Lean healthcare was introduced in healthcare facilities as a management model and emerged as a means of raising quality and generating improvements without large financial contributions and/or high investments. Within the hospital environment, several support services contribute to the execution of its final activity, among them, the Central Sterile Services Department (CSSD). The CSSD is a functional technical support unit, considered a critical area, with the professional nurse responsible for planning, coordinating, executing, supervising and evaluating all steps related to the processing of health products. All these activities are very complex and therefore the CSSD flows and processes must be monitored. Through the use of technological resources, lean healthcare management can be improved, because through the elimination of waste, simplification and standardization of processes, it raises the level of operational efficiency with a focus on the customer. This study aimed to identify and apply lean healthcare tools that would contribute to the improvement of flows and processes in CSSD and from this to develop a prototype of a computerized system. This is research with a qualitative approach, applied in terms of nature, descriptive and exploratory in terms of objectives, of the action-research type in terms of procedures. This study was developed in four phases: integrative literature review, implementation of lean healthcare tools, development of a computerized system prototype and testing and evaluation. The results of this research showed that the application of several lean healthcare tools, including the 5S tool, the spaghetti diagram, the poka yoke, process mapping, production planning and control, kaizen events, the effort matrix versus impact, the value stream mapping (VSM), visual management and the standardization of technical activities, can contribute to the optimization of work processes in CSSD and bring significant contributions in terms of eliminating waste and bottlenecks, as they allow dynamic way, a situational overview, identification of opportunities for improvement, acting on the root causes of problems with the parties involved and proposing decision-making in a way that is more directed to the needs of customers, patients and the institution's mission. From the application of lean healthcare tools, particularly the VSM analysis, it was possible to identify bottlenecks and waste, and based on this analysis a prototype of a computerized system based on lean healthcare was developed in order to eliminate waste and optimize resources and its technical and functional quality was evaluated based on the requirements of ABNT NBR ISO/IEC 14598-6 that defines the requirements and provides guidelines for the practice of evaluating software products. The research could also favor the understanding and application of lean healthcare practices combined with the computerization of CSSD records and encourage other researchers to disseminate knowledge in this field of study.

Lean es una filosofía que busca la mejora continua a través de la producción ajustada, donde el objetivo es hacer más con la menor cantidad de recursos posibles para eliminar desperdicios y optimizar procesos, con el cliente como eje central de las acciones desarrolladas. Lean healthcare se introdujo en los establecimientos de salud como un modelo de gestión y surgió como un medio para elevar la calidad y generar mejoras sin grandes aportes económicos y/o altas inversiones. Dentro del ámbito hospitalario, varios servicios de apoyo contribuyen a la ejecución de su actividad final, entre ellos, el Centro de Material y Esterilización (CME). El CME es una unidad funcional de apoyo técnico, considerada un área crítica, con el profesional de enfermería responsable de planificar, coordinar, ejecutar, supervisar y evaluar todas las etapas relacionadas con el procesamiento de productos de salud. Todas estas actividades son muy complejas y, por lo tanto, los flujos y procesos de CME deben ser monitoreados. Mediante el uso de recursos tecnológicos se puede mejorar la gestión lean de la salud, ya que mediante la eliminación de desperdicios, la simplificación y estandarización de procesos, eleva el nivel de eficiencia operativa con foco en el cliente. Este estudio tuvo como objetivo identificar y aplicar herramientas lean healthcare que contribuirían a la mejora de los flujos y procesos en CME y, a partir de esto, desarrollar un prototipo de un sistema computarizado. Se trata de una investigación con enfoque cualitativo, aplicada en cuanto a naturaleza, descriptiva y exploratoria en cuanto a objetivos, del tipo investigación-acción en cuanto a procedimientos. Este estudio se desarrolló en cuatro fases: revisión integrativa de la literatura, implementación de herramientas lean healthcare, desarrollo de un prototipo de sistema computarizado y prueba y evaluación. Los resultados de esta investigación mostraron que la aplicación de varias herramientas lean healthcare, incluida la herramienta 5S, el diagrama de espagueti, el poka yoke, el mapeo de procesos, la planificación y el control de la producción, los eventos kaizen, la matriz de esfuerzo versus impacto, el mapa de flujo de valor, la gestión visual y la estandarización de las actividades técnicas, pueden contribuir a la optimización de los procesos de trabajo em CME y traer aportes significativos en términos de eliminación de desperdicios y cuellos de botella, ya que permiten de manera dinámica, un panorama situacional, identificación de oportunidades de mejora, actuando sobre el causas profundas de los problemas con las partes involucradas y proponiendo la toma de decisiones de manera más dirigida a las necesidades de los clientes, pacientes y la misión de la institución. A partir de la aplicación de herramientas lean healthcare, particularmente el análisis MFV, fue posible identificar cuellos de botella y desperdicios, y con base en este análisis se desarrolló un prototipo de sistema informatizado basado en lean healthcare para eliminar desperdicios y optimizar recursos y se evaluó su calidad técnica y funcional con base en los requisitos de la ABNT NBR ISO/IEC 14598-6 que define los requisitos y proporciona pautas para la práctica de evaluar productos de software. La investigación también podría favorecer la comprensión y la aplicación de prácticas lean healthcare combinadas con la informatización de los registros de CME y alentar a otros investigadores a difundir el conocimiento en este campo de estudio.