Indexação de dados de pesquisa pelo autor científico: análise de diretrizes de sistemas de autoarquivamento do Brasil, Espanha e Portugal

Abstract

Unrestricted access to research data in digital repositories represents one of the pillars of Open Science. In this context, the proper assignment of thematic metadata during the archiving of such data is crucial, as it facilitates their retrieval and reuse. To ensure the effectiveness of this process, digital repositories, especially those that allow self-archiving practices, must provide scientific authors with documents containing clear guidelines for the assignment of descriptor terms and keywords to deposited data. Based on this premise, the following question arises: How do the guidelines of research data repositories linked to Brazil, Spain, and Portugal guide scientific authors in assigning keywords during the self-archiving process?. The main objective of this study is to analyze the guiding criteria present in the guidelines for the indexing of research data in digital repositories associated with these three nations, aiming to contribute to the formalization of more structured and transparent indexing procedures. The research adopts an applied, qualitative, descriptive, and exploratory approach, with bibliographic and documental data collection. The research universe consisted of digital repositories identified in the re3data directory. The analysis of documents from 21 (twenty-one) repositories qualified for investigation revealed that none of these self-archiving systems provides a formal document specifically titled "Indexing Policy" that addresses the thematic content representation of research data. Although such a document was not made available, it could serve as a basis for the development of complementary materials, such as Indexing Manuals, Self-Archiving Guides, and Instructions for Assigning Keywords. To meet the research objective, 15 (fifteen) guiding criteria for the assignment of keywords were identified and analyzed, defined based on the theoretical framework of the study and observations from the analyzed documents. It was found that the guidelines of the examined repositories do not comprehensively address all the essential aspects of effective keyword assignment by scientific authors. The instructions provided are often superficial and lack depth and relevance, with documents that do not present sufficiently structured and clear procedures. The study concludes that improving the quality of guiding documents for indexing, especially in self-archiving practices, should be a priority for the institutions responsible for managing these repositories. The criteria presented in this research can serve as a foundation for creating more efficient and robust documents capable of more accurately guiding scientific authors in the thematic representation of their research data.

El acceso irrestricto a los datos de investigación en repositorios digitales representa uno de los pilares de la Ciencia Abierta. En este contexto, la asignación adecuada de metadatos temáticos durante el archivado de estos datos es fundamental, ya que facilita su recuperación y reutilización. Para garantizar la eficacia de este proceso, los repositorios digitales, especialmente aquellos que permiten prácticas de autoarchivo, deben proporcionar a los autores científicos documentos con directrices claras para la asignación de términos descriptivos y palabras clave a los datos depositados. Partiendo de esta premisa, surge la siguiente pregunta: ¿Cómo orientan las directrices de los repositorios de datos de investigación vinculados a Brasil, España y Portugal a los autores científicos en la asignación de palabras clave durante el proceso de autoarchivo?. El objetivo principal de este estudio es analizar los criterios orientadores presentes en las directrices para la indexación de datos de investigación en repositorios digitales vinculados a estas tres naciones, buscando contribuir a la formalización de procedimientos de indexación más estructurados y transparentes. La investigación adopta un enfoque aplicado, cualitativo, descriptivo y exploratorio, con recolección de datos bibliográficos y documentales. El universo de la investigación estuvo compuesto por repositorios digitales identificados en el directorio re3data. El análisis de documentos provenientes de 21 (veintiún) repositorios calificados para la investigación reveló que ninguno de estos sistemas de autoarchivo presenta un documento formal, específicamente titulado "Política de Indexación", que aborde la representación del contenido temático de los datos de investigación. Aunque dicho documento no fue identificado, podría servir como base para el desarrollo de materiales complementarios, como Manuales de Indexación, Guías de Autoarchivo e Instrucciones para la Asignación de Palabras Clave. Con el objetivo de cumplir con el propósito de la investigación, se identificaron y analizaron 15 (quince) criterios orientadores para la asignación de palabras clave, definidos con base en el marco teórico de la investigación y las observaciones de los documentos analizados. Se constató que las directrices de los repositorios examinados no abordan de manera completa todos los aspectos esenciales para una asignación eficaz de palabras clave por parte de los autores científicos. Las instrucciones proporcionadas suelen ser superficiales y carecen de profundidad y relevancia, con documentos que no presentan procedimientos suficientemente estructurados y claros. La conclusión del estudio señala que la mejora de la calidad de los documentos orientadores para la indexación, especialmente en las prácticas de autoarchivo, debe ser una prioridad para las instituciones responsables de la gestión de estos repositorios. Los criterios presentados en esta investigación pueden servir como base para la creación de documentos más eficientes y sólidos, capaces de orientar de manera más precisa a los autores científicos en la representación temática de los datos de sus investigaciones.